ルールの明文化

　今日毎日の行動スケジュールを作った。これを先日に作った毎日のタスクリストと一緒に使って時間管理をする。

　タスクリストは毎日やるべきことのリストで、具体的なものではなく、どちらかといえば忘れないためのチェックリストの性格が強い。たとえば、勉強する、読書するのような当たり前なことから、掃除やごみ出しのようなついつい後回しか、忘れがちのないようまで入れている。いまは２０項目弱ある。

　行動スケジュールは中学校時代から作っていた時間割のようなものだが、今回の特徴はタスクをそれぞれの時間帯に割り振り、それぞれの時間帯における優先順位を決めるということだ。

　自分の行動を観察してみるとわかったことは、僕はいつも今やっていることを優先順位第一位に置いているような行動をしている。言い換えれば今やっていることを中断して、ほかのことをやるのを嫌うわけ。これによって引き起こした問題は、食事の時間がばらばらになっているのと、毎日やるべき一部のタスクをやる時間を持たなくなることだ。

　今回のルールで、たとえば１２時から１３時までの間の第一優先事項は食事だ。そして２３時から２４時までの時間帯では、ブログ更新が一番優先される。この二つはいままでほとんどこの時間帯で優先されることがなかった。

　やはり自分の中でなんとなく決めたルールではなく、それを明文化した方がルールとして認識しやすい。最近よく言われる「見える化」に近いものだと思う。はっきりした文字や図表で表して、初めてわかるものも多い。

　ルールを明確にしないからすれ違いが起きたり、妥協と責任転嫁が起きたりする。しかもルールの明文化は意外と時間と根気が必要だから、ちゃんとやらないことが多い。

　アメリカのビジネスマンが会議をやるとき、まず最初に現状と基本概念の確認と、会議の進め方を決めるという。ややこしい作業だけど、文化や価値観の違う人々の会議でもスムーズに進むために欠かさないと納得できる。これが会議の効率化につながるというのも明白なことだ。

　これから何かをする前に、順調に進められるようにルールや下準備のようなベース作りを必ずするようにしよう。